Als de stapel werk alsmaar hoger en hoger wordt dan is er, naast het beter organiseren van je e-mail, agenda en werkplek, ook een aanvullende methode om beter prioriteiten te stellen in je werk. De Eisenhower Matrix is een belangrijk hulpmiddel daarbij. Deze matrix vind je in de afbeelding hieronder.
Belangrijk en urgent
Voorbeelden: noodgevallen, spoedvergaderingen, last-minute deadlines, nijpende problemen, onvoorziene gebeurtenissen.
Dit zijn zaken die direct moeten gebeuren. Als ze niet gebeuren, dan zou het ernstige consequenties kunnen hebben. Wanneer je met deze werkzaamheden bezig bent, dan heb je vaak het gevoel dat je erg productief bent. Maar als je teveel van deze werkzaamheden achter elkaar doet voor langere tijd dan ligt een burn-out op de loer. Je stressniveau blijft namelijk hoog.
Probeer er dus voor te zorgen dat je niet te veel taken hebt die én belangrijk én urgent zijn.
Niet belangrijk en urgent
Voorbeelden: onnodige onderbrekingen, onnodige rapportages, irrelevante vergaderingen, kleine problemen van anderen, onbelangrijke telefoontjes.
Het voelt alsof de zaken urgent zijn, maar in werkelijkheid heeft het geen ernstige consequenties als je de werkzaamheden niet doet. Veel mensen denken dat ze belangrijke en urgente werkzaamheden doen, maar in werkelijkheid is dat dus niet zo. Je reageert op alles wat op je afkomt. Je hebt het druk, maar voelt je niet voldaan.
Tip: kijk goed naar het verschil tussen belangrijk en niet belangrijk. Is het niet belangrijk, probeer dan de taken te delegeren naar een ander (voor wie het werk wel belangrijk is) of laat je niet verleiden om de werkzaamheden voor een ander uit te voeren. Leg de bal weer terug.
Belangrijk en niet urgent
Voorbeelden: belangrijke doelstellingen, creatief denken, planning, preventie, relaties opbouwen, leren en vernieuwen.
Je neemt nu regie over je eigen werkzaamheden. Je doet dingen die echt resultaat opleveren. Veel mensen zeggen geen tijd te hebben voor belangrijke, maar niet urgente werkzaamheden omdat ze opgeslokt worden door urgente werkzaamheden. Hoe meer je onbelangrijk werk kan delegeren of elimineren, hoe meer tijd je hebt om werk te doen wat er echt toe doet en waar je dus goede resultaten mee haalt. Het vraagt wel wilskracht om dit voor elkaar te krijgen. Met de belangrijke en niet urgente werkzaamheden zorg je ervoor dat je in balans blijft, ben je creatiever en productiever. Dit zijn de werkzaamheden die je altijd vol kunt houden.
Niet belangrijk en niet urgent
Voorbeelden: drukdoenerij, roddelen, gamen, overmatige ontspanning. Al met al: tijdverspillende activiteiten.
Ontspanning is natuurlijk goed als je er meer energie van krijgt. Als je bijvoorbeeld 10 uur tv kijkt achter elkaar en je vindt de programma’s ook niet eens leuk, dan is het overmatig. Als je teveel zaken doet die niet belangrijk en niet urgent zijn dan is het doelloos en kan je er somber van worden. Je voelt je vaak schuldig, maar je hebt de energie niet meer om het tij te keren.
Tip: zorg voor een goede balans hierin. Wat is ontspanning wat energie of zingeving geeft en wat levert helemaal niet op? Elimineer het laatste.
Neem de tijd om te achterhalen in welk kwadrant iets thuishoort. Stel je zelf vragen zoals:
– Wanneer moet dit echt gebeuren?
– Welke invloed heeft dit op het project / organisatie / afdeling?
– Is er een andere manier waarop dit gedaan kan worden?
– Hoeveel prioriteit heeft dit werk ten opzichte van de andere taken die op de stapel liggen?
Wil je uitgebreide informatie over de Eisenhower Matrix, dan heb ik een leestip: ‘De 5 keuzes voor buitengewone productiviteit’ van Kory Kogon, Adam Merrill en Erik Roger.
Daarnaast kan Organized@work je natuurlijk ondersteunen bij de toepassing van deze matrix.
Geplaatst op: 31-01-2023
